Home Office: Deveres da Empresa com Despesas e Mobiliário do Empregado

Entenda as responsabilidades do empregador quanto aos custos e à estrutura necessária para o trabalho remoto na residência do colaborador, conforme a legislação brasileira.

A modalidade de trabalho home office, ou teletrabalho, tornou-se uma realidade cada vez mais presente no Brasil, especialmente impulsionada por recentes mudanças no mundo do trabalho e pela própria legislação, que passou a regulamentar mais claramente essa prática. Com a transferência do local de trabalho para a residência do empregado, surgem dúvidas importantes sobre quem arca com os custos e fornece a infraestrutura necessária.

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), alterada pela Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) e com disposições posteriores como a Lei nº 14.442/2022, as responsabilidades sobre despesas e fornecimento de equipamentos para o teletrabalho devem estar claramente definidas em contrato individual de trabalho ou em acordo/convenção coletiva.

Obrigações da Empresa Quanto a Despesas e Mobiliário:

A lei estabelece que as disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Isso¹ significa que não há uma regra única e rígida imposta pela lei sobre quais despesas a empresa obrigatoriamente deve cobrir ou qual mobiliário deve fornecer. No entanto, alguns princípios e práticas são fundamentais:

1. Definição Contratual Clara:
   • É crucial que o contrato de trabalho (ou um aditivo contratual para quem migra para o home office) especifique detalhadamente quem é responsável por quais custos. Isso inclui:
     • Equipamentos: Computador, notebook, monitor, teclado, mouse, impressora, etc.
     • Mobiliário: Cadeira ergonômica, mesa adequada.
     • Despesas de Infraestrutura: Custos com internet, energia elétrica, telefonia.
   • O contrato deve prever se a empresa fornecerá os equipamentos em regime de comodato (empréstimo) ou se haverá ajuda de custo ou reembolso para o empregado que utilizar seus próprios recursos.
2. Fornecimento de Equipamentos ou Ajuda de Custo:
   • Fornecimento Direto: Muitas empresas optam por fornecer os equipamentos necessários (computador, celular corporativo, etc.) para garantir a padronização, segurança da informação e adequação às necessidades do trabalho. Nesse caso, os equipamentos geralmente são cedidos em comodato e devem ser devolvidos ao final do contrato ou do período de home office.
   • Ajuda de Custo/Reembolso: Caso o empregado utilize seus próprios equipamentos ou incorra em despesas adicionais (como aumento na conta de luz ou internet), o contrato pode prever o pagamento de uma ajuda de custo mensal ou o reembolso dessas despesas mediante comprovação. O valor e a forma de pagamento dessa ajuda devem estar claros no contrato. É importante que essa ajuda de custo não tenha natureza salarial, para não incidir em encargos trabalhistas, o que também deve ser especificado.
3. Ergonomia e Saúde do Trabalhador:
   • Embora a responsabilidade pelo mobiliário possa ser negociada, a empresa continua tendo o dever de instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções para evitar doenças e acidentes de trabalho (Art. 75-E da CLT).
   • Isso inclui orientações sobre ergonomia. Mesmo que o empregado use seu próprio mobiliário, a empresa deve orientá-lo sobre a importância de uma estação de trabalho ergonomicamente adequada para prevenir problemas de saúde. Algumas empresas oferecem subsídios ou parcerias para aquisição de mobiliário ergonômico.
4. Manutenção dos Equipamentos:
   • Se os equipamentos são fornecidos pela empresa, a responsabilidade pela manutenção geralmente é dela, salvo se o contrato estipular de forma diferente ou se o dano for causado por mau uso do empregado.
   • Se o empregado usa equipamento próprio, a responsabilidade pela manutenção é, em princípio, do empregado, a menos que o contrato preveja algum tipo de auxílio para isso.

O Que Não Pode Acontecer:

• Transferência Integral dos Custos Sem Acordo: A empresa não pode simplesmente transferir todos os custos operacionais para o empregado sem que isso esteja formalizado e acordado. O princípio é que os custos da atividade econômica devem ser do empregador.
• Ausência de Previsão Contratual: A falta de um acordo claro sobre essas responsabilidades pode gerar conflitos e passivos trabalhistas para a empresa.

Recomendações:

• Para Empresas: Formalizem todos os aspectos do home office em contrato, detalhando as responsabilidades sobre custos e equipamentos. Ofereçam orientação sobre ergonomia.
• Para Empregados: Leiam atentamente o contrato de trabalho ou o aditivo referente ao home office. Caso haja dúvidas ou a empresa não esteja cumprindo o acordado, busquem diálogo e, se necessário, orientação jurídica.

Em resumo, a chave para uma relação de trabalho em home office saudável e em conformidade com a lei, no que tange a despesas e mobiliário, é a negociação e a formalização clara das responsabilidades em contrato, sempre observando as normas de saúde e segurança do trabalho.