O Simples Nacional, regime tributário simplificado e favorecido, representa um marco para micro e pequenas empresas no Brasil. No entanto, o descumprimento de suas normas pode levar à exclusão do regime, muitas vezes com efeitos retroativos, gerando sérias consequências financeiras e operacionais para o negócio. Este estudo detalha as principais situações que ocasionam a exclusão retroativa e seus impactos.
A exclusão do Simples Nacional pode ocorrer de forma voluntária (por comunicação da empresa) ou de ofício (por iniciativa da Receita Federal e demais entes federados conveniados). A retroatividade dos efeitos da exclusão é um ponto crítico que demanda atenção, pois implica o recolhimento dos tributos apurados pelo regime tributário do Lucro Presumido ou Lucro Real para todo o período retroagido, com acréscimos de multas e juros.
As situações mais comuns que levam à exclusão retroativa estão previstas na Lei Complementar nº 123/2006 e nas Resoluções do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).
Principais Causas de Exclusão Retroativa:
1. Excesso de Receita Bruta:
- Excesso em mais de 20% do limite: Se a receita bruta acumulada no ano-calendário ultrapassar o limite do Simples Nacional em mais de 20%, a exclusão terá efeitos retroativos a 1º de janeiro do próprio ano-calendário em que ocorreu o excesso. O limite atual é de R$ 4.800.000,00 para a maioria das empresas, com sublimites para efeito de recolhimento do ICMS e do ISS em alguns estados e municípios.
- Excesso no ano de início de atividade em mais de 20%: Para empresas em início de atividade, se a receita bruta proporcional ao número de meses de atividade no ano-calendário de início exceder o limite proporcional em mais de 20%, a exclusão retroagirá à data de abertura da empresa.
Base Legal: Lei Complementar nº 123/2006, Art. 3º, §§ 9º a 12; Resolução CGSN nº 140/2018, Art. 94.
2. Vedações Relacionadas à Estrutura Societária:
- Participação em outra empresa com receita bruta global superior ao limite: A empresa do Simples Nacional não pode participar do capital social de outra pessoa jurídica cuja receita bruta global (soma da receita de todas as empresas participantes) ultrapasse o limite do Simples Nacional. Se essa situação for verificada, a exclusão pode ser retroativa ao início do ano-calendário em que a vedação ocorreu ou, em alguns casos, à data de início da participação.
- Ter sócio pessoa jurídica: A composição societária do Simples Nacional exige que todos os sócios sejam pessoas físicas. A inclusão de pessoa jurídica no quadro societário é causa de exclusão, com efeitos a partir do mês subsequente à ocorrência da vedação. Contudo, a fiscalização pode retroagir os efeitos se constatar que a irregularidade existia desde período anterior.
- Ter sócio domiciliado no exterior: Similar à vedação anterior, ter sócio residente ou domiciliado no exterior impede a opção e permanência no Simples Nacional, podendo gerar exclusão retroativa.
- Cisão, cisão parcial, transformação ou incorporação não realizadas de acordo com a legislação do Simples Nacional: Operações societárias que não observem as regras específicas para empresas do Simples Nacional podem levar à exclusão com efeitos retroativos à data da operação irregular.
Base Legal: Lei Complementar nº 123/2006, Art. 17; Resolução CGSN nº 140/2018, Art. 15.
3. Exercício de Atividade Vedada:
- Se a empresa passar a exercer atividade econômica não permitida no Simples Nacional (listada nos Anexos da Resolução CGSN nº 140/2018), a exclusão será a partir do mês seguinte ao da alteração da atividade ou, caso não haja alteração formal, a partir do início do exercício da atividade impeditiva. A retroatividade pode ocorrer se a fiscalização comprovar que a atividade vedada era exercida em período anterior sem a devida comunicação ou alteração contratual.
Base Legal: Lei Complementar nº 123/2006, Art. 17; Resolução CGSN nº 140/2018, Anexos VI e VII e Art. 16.
4. Possuir Débitos Tributários:
- A existência de débitos para com a Fazenda Pública Federal, Estadual ou Municipal, com exigibilidade não suspensa, incluindo contribuições para o INSS, é motivo para exclusão do Simples Nacional. A empresa é notificada para regularizar os débitos no prazo de 30 dias. Caso não o faça, a exclusão ocorrerá a partir de 1º de janeiro do ano-calendário subsequente ao da ciência do termo de exclusão. Embora a exclusão por débitos não seja inerentemente retroativa ao fato gerador do débito, a omissão em regularizá-los após a notificação resulta na exclusão a partir do ano seguinte, forçando a empresa a recolher impostos por outro regime a partir dessa data.
Base Legal: Lei Complementar nº 123/2006, Art. 17, V e Art. 29, I; Resolução CGSN nº 140/2018, Art. 83, §8º e Art. 84, VI.
5. Irregularidades Cadastrais e Fiscais:
- Falta de comunicação de exclusão obrigatória.
- Embaraço à fiscalização.
- Constituição por interposta pessoa.
- Falta de escrituração do Livro Caixa quando exigido.
- Outras irregularidades previstas na legislação.
Estas situações podem levar à exclusão de ofício, com efeitos retroativos à data em que a irregularidade ocorreu ou à data da constatação, dependendo da gravidade e da previsão legal específica.
Base Legal: Lei Complementar nº 123/2006, Art. 29; Resolução CGSN nº 140/2018.
Processo de Exclusão e Possibilidade de Contestar:
A exclusão de ofício é comunicada à empresa por meio de Termo de Exclusão, geralmente acessível pelo Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN) ou pelo Portal e-CAC da Receita Federal. A ciência da notificação é considerada pessoal para todos os efeitos legais.
A empresa notificada tem um prazo (geralmente 30 dias a partir da ciência) para regularizar a situação que motivou a exclusão (por exemplo, pagamento ou parcelamento de débitos, alteração societária, etc.) ou para apresentar impugnação (contestação) administrativa contra o Termo de Exclusão.
A impugnação deve ser protocolada no prazo legal e dirigida à autoridade julgadora competente, apresentando os argumentos de fato e de direito que fundamentam a discordância com a exclusão. O processo administrativo fiscal seguirá as etapas previstas na legislação, podendo o contribuinte recorrer das decisões desfavoráveis. É crucial respeitar os prazos e procedimentos para não perder o direito de defesa.
Consequências Tributárias da Exclusão Retroativa:
A principal e mais onerosa consequência da exclusão retroativa é a necessidade de apurar e recolher os impostos e contribuições devidos pelo regime tributário aplicável às demais pessoas jurídicas (Lucro Presumido ou Lucro Real) para todo o período retroagido. Isso implica:
- Recálculo dos tributos: Os impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e, em alguns casos, IPI, ICMS e ISS, deverão ser calculados conforme as regras do novo regime tributário, considerando as receitas, custos e despesas do período.
- Pagamento com multas e juros: Sobre os valores de impostos apurados e não recolhidos incidirão multas de mora (limitada a 20%) e juros de mora (calculados com base na taxa SELIC) desde a data original de vencimento de cada tributo.
- Obrigações acessórias: A empresa excluída retroativamente também fica obrigada a entregar as declarações e escriturações acessórias exigidas pelo regime para o qual foi desenquadrada, referentes a todo o período retroagido. A falta de entrega ou entrega em atraso dessas obrigações pode gerar multas adicionais.
- Créditos pagos pelo Simples Nacional: Os valores pagos a título de Simples Nacional no período retroagido podem, em tese, ser objeto de pedido de restituição ou compensação, mas o processo é complexo e pode não cobrir integralmente os valores devidos no novo regime.
Como Evitar a Exclusão Retroativa:
A prevenção é fundamental para evitar os transtornos da exclusão retroativa. As empresas optantes pelo Simples Nacional devem manter um controle rigoroso de sua gestão fiscal e cadastral, incluindo:
- Monitoramento constante da receita bruta: Acompanhar a receita mensal e acumulada para garantir que não ultrapasse os limites do Simples Nacional, agindo preventivamente caso se aproxime dos tetos.
- Verificação das vedações legais: Assegurar que a estrutura societária e as atividades exercidas estejam em conformidade com as exigências do Simples Nacional. Mudanças societárias ou a inclusão de novas atividades devem ser cuidadosamente avaliadas.
- Gestão de débitos tributários: Manter a regularidade fiscal, efetuando o pagamento pontual dos tributos e buscando parcelamentos ou outras formas de regularização caso surjam pendências.
- Cumprimento das obrigações acessórias: Entregar todas as declarações e informações exigidas pelo Simples Nacional dentro dos prazos legais.
- Acompanhamento das comunicações eletrônicas: Consultar regularmente o DTE-SN e o Portal e-CAC para estar ciente de quaisquer notificações da Receita Federal ou demais órgãos.
- Assessoria contábil qualificada: Contar com o suporte de um profissional de contabilidade atualizado e experiente no Simples Nacional é essencial para garantir o cumprimento das obrigações e a identificação proativa de possíveis riscos de exclusão.
Em suma, a exclusão retroativa do Simples Nacional é uma penalidade com impactos significativos na saúde financeira de uma empresa. Compreender suas causas, o processo e as consequências tributárias é crucial para que os empresários possam adotar medidas preventivas e, se necessário, agir de forma adequada diante de uma notificação de exclusão. A gestão transparente e em conformidade com a legislação é a melhor forma de garantir a permanência no regime e usufruir de seus benefícios.
Dr. Cleiton Alves da Silva – Advogado
