Na complexa teia do sistema tributário brasileiro, a escolha do regime de tributação adequado é uma das decisões mais estratégicas e impactantes para a saúde financeira e a própria viabilidade de um negócio. Como advogado especialista em Direito Tributário, com foco em micro e pequenas empresas, apresento uma análise comparativa entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido para o ano-calendário de 2025, destacando seus pontos positivos e negativos, com atenção especial à carga tributária incidente sobre a folha de pagamento do INSS.
É crucial entender que a opção por um ou outro regime não é uma mera formalidade, mas sim um planejamento tributário essencial que deve levar em consideração as particularidades de cada empresa, como faturamento, ramo de atividade, despesas operacionais e, notadamente, a composição da folha de pagamento.
Simples Nacional
O Simples Nacional, regido pela Lei Complementar nº 123/2006, é um regime tributário simplificado e favorecido aplicável às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que aufiram Receita Bruta Anual dentro dos limites estabelecidos. Para 2025, o limite de faturamento para adesão ao Simples Nacional permanece em R$ 4,8 milhões.
Pontos Positivos:
- Simplificação: A principal vantagem é a unificação de diversos tributos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e Contribuição Patronal Previdenciária – CPP) em uma única guia de recolhimento (DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Isso reduz significativamente a burocracia e a quantidade de obrigações acessórias.
- Carga Tributária Potencialmente Menor: Para muitas atividades e faixas de faturamento, as alíquotas nominais do Simples Nacional, aplicadas sobre a receita bruta, podem resultar em uma carga tributária total inferior à do Lucro Presumido. As alíquotas são progressivas e variam de acordo com anexos e faixas de receita, com possibilidade de aplicação do Fator R para algumas atividades de serviço, o que pode reduzir a carga tributária ao considerar a relação entre folha de pagamento e receita bruta.
- Tratamento Favorecido em Licitações: Empresas optantes pelo Simples Nacional possuem benefícios em processos licitatórios realizados pela administração pública.
- Menor Complexidade Contábil: Em geral, a gestão contábil para empresas no Simples Nacional tende a ser menos complexa em comparação com outros regimes.
Pontos Negativos:
- Limite de Faturamento: O teto de R$ 4,8 milhões pode se tornar uma limitação para empresas em crescimento acelerado. Ao ultrapassar esse limite, a empresa é obrigada a migrar para outro regime tributário.
- Impossibilidade de Aproveitamento de Créditos: Empresas do Simples Nacional não geram créditos de IPI e ICMS para seus clientes (industriais e comerciais), o que pode torná-las menos competitivas para vendas destinadas a outras empresas. Da mesma forma, não podem se creditar desses impostos na aquisição de bens e serviços.
- Alíquotas Efetivas Podem Ser Altas: Dependendo do anexo, da faixa de faturamento e da ausência do Fator R favorável, a alíquota efetiva pode se tornar elevada, superando a carga tributária do Lucro Presumido.
- Segregação de Receitas: A correta segregação das receitas por atividade é fundamental para a aplicação das alíquotas corretas dos anexos do Simples Nacional, o que exige controle gerencial rigoroso.
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é um regime de tributação onde o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) são calculados com base em uma margem de lucro pré-fixada pela legislação, aplicada sobre a receita bruta da empresa. O limite de faturamento para adesão ao Lucro Presumido em 2025 é de R$ 78 milhões anuais.
Pontos Positivos:
- Previsibilidade da Carga Tributária (IRPJ e CSLL): A base de cálculo para IRPJ e CSLL é presumida, o que oferece maior previsibilidade desses tributos, independentemente do lucro contábil efetivo da empresa. Isso pode ser vantajoso para empresas com margens de lucro real superiores às margens presumidas pela Receita Federal.
- Adequado para Margens de Lucro Elevadas: Empresas com alta lucratividade real, significativamente maior do que os percentuais de presunção (que variam de 1,6% a 32% da receita bruta, dependendo da atividade), tendem a pagar menos IRPJ e CSLL no Lucro Presumido do que pagariam no Lucro Real.
- Permite o Aproveitamento de Créditos (PIS e COFINS no Regime Cumulativo): No Lucro Presumido, o PIS e a COFINS são calculados pelo regime cumulativo, com alíquotas de 0,65% e 3% respectivamente, aplicadas sobre a receita bruta, sem a possibilidade de aproveitamento de créditos. Embora não haja crédito de PIS/COFINS como no Lucro Real, a forma de cálculo pode ser mais simples e, para algumas atividades, a carga total pode ser menor do que no regime não cumulativo.
- Sem Limite de Faturamento para Atividades Permitidas: O limite de R$ 78 milhões é consideravelmente superior ao do Simples Nacional, acomodando empresas de maior porte.
- Possibilidade de Dedução de Despesas Operacionais (Indireta): Embora o IRPJ e a CSLL sejam sobre o lucro presumido, as demais despesas operacionais impactam o resultado final da empresa, sendo importantes para a análise gerencial, mesmo que não influenciem diretamente na base de cálculo desses dois tributos.
Pontos Negativos:
- Maior Complexidade Tributária: O recolhimento dos impostos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, ISS) é feito de forma separada, exigindo maior controle e atenção às diferentes bases de cálculo, alíquotas e prazos de recolhimento.
- Carga Tributária Potencialmente Maior (IRPJ e CSLL): Para empresas com baixa margem de lucro real ou até mesmo prejuízo, o Lucro Presumido pode ser desvantajoso, pois a tributação ocorrerá sobre a margem presumida, independentemente do resultado financeiro efetivo.
- Obrigações Acessórias Mais Robustas: Exige um número maior de declarações e obrigações acessórias em comparação com o Simples Nacional.
- Incidência de PIS e COFINS sobre a Receita Bruta: As alíquotas de PIS (0,65%) e COFINS (3%) incidem sobre a receita bruta total, sem a possibilidade de descontar créditos de aquisições, o que pode pesar para empresas com muitos insumos ou custos.
Comparativo Tributário sobre a Folha de Pagamento: INSS
A carga tributária sobre a folha de pagamento, especificamente no que tange ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), é um ponto crucial de comparação entre os regimes.
Simples Nacional:
No Simples Nacional, a Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) está, em regra, incluída na alíquota única do DAS. Isso significa que a empresa não paga os 20% de INSS sobre a folha de pagamento diretamente ao INSS. A alíquota efetiva do INSS patronal está embutida na alíquota total do Simples Nacional, variando conforme o anexo e a faixa de faturamento.
É fundamental observar que algumas atividades, listadas no Anexo IV do Simples Nacional (como serviços de limpeza, vigilância, obras de construção civil, serviços advocatícios, entre outros), não têm a CPP incluída no DAS. Para essas atividades, a empresa deverá recolher a CPP de 20% sobre a folha de pagamento separadamente, de forma similar às empresas do Lucro Presumido.
Adicionalmente, para as empresas no Simples Nacional com atividades que se enquadram nos Anexos I a III e V, a carga sobre a folha de pagamento é, em tese, simplificada e diluída na alíquota do DAS. No entanto, a composição da folha de pagamento em relação à receita bruta (Fator R) pode influenciar a tributação em alguns anexos, levando a alíquotas mais vantajosas para empresas com maior participação da folha sobre a receita.
Lucro Presumido:
No regime do Lucro Presumido, a empresa está sujeita à Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) sobre a folha de pagamento. A regra geral é a alíquota de 20% sobre o total da remuneração paga, devida ou creditada aos segurados empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais1 (pró-labore). Além disso, há a incidência do GILRAT (Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa Decorrente do Risco Ambiental do Trabalho), que varia de 1% a 3%, dependendo da atividade preponderante da empresa, e as contribuições a outras entidades (terceiros), que podem chegar a 5,8%.
Portanto, a carga total de INSS sobre a folha de pagamento no Lucro Presumido, na regra geral, é de aproximadamente 26,8% a 28,8% (20% CPP + GILRAT + Terceiros), além dos valores descontados dos empregados e sócios (INSS segurado).
Comparativo e Considerações Importantes:
- Para empresas com folha de pagamento representativa em relação ao faturamento e que se enquadram nos anexos do Simples Nacional onde a CPP está incluída no DAS, o Simples Nacional tende a ser mais vantajoso no que se refere à carga tributária sobre a folha. A CPP está diluída na alíquota total e, em alguns casos, o Fator R pode otimizar essa carga.
- Empresas no Simples Nacional que se enquadram no Anexo IV terão uma carga de INSS sobre a folha equivalente à do Lucro Presumido (20% + GILRAT + Terceiros), tornando este ponto neutro na comparação entre os regimes para essas atividades específicas, devendo a análise focar nos demais tributos.
- Para empresas no Lucro Presumido, a carga de 20% sobre a folha (além dos encargos de GILRAT e Terceiros) é um custo fixo relevante, independentemente do faturamento. Isso pode ser desvantajoso para empresas com uma folha de pagamento alta em relação à sua receita.
- É fundamental considerar a desoneração da folha de pagamento (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta – CPRB) para alguns setores específicos. Empresas do Lucro Presumido que se enquadram nos critérios da desoneração podem optar por recolher a contribuição previdenciária sobre a receita bruta em substituição à CPP sobre a folha, o que pode alterar significativamente o comparativo, tornando o Lucro Presumido mais atrativo dependendo da relação entre receita e folha. Para 2025, está em vigor a reoneração gradual da folha para os setores beneficiados, o que exige atenção às novas alíquotas e percentuais de recolhimento.
Conclusão
A decisão entre Simples Nacional e Lucro Presumido em 2025 exige uma análise detalhada e personalizada. Não existe uma resposta única que sirva para todas as empresas.
O Simples Nacional geralmente se mostra mais vantajoso para empresas de menor porte, com faturamento limitado, que buscam simplificação e cujas atividades se enquadram nos anexos com alíquotas totais e carga de INSS embutida que resultem em menor tributação efetiva. É particularmente interessante para empresas com folha de pagamento representativa e que se beneficiam do Fator R.
O Lucro Presumido pode ser a melhor opção para empresas com faturamento acima do limite do Simples Nacional, com margens de lucro real superiores às margens presumidas, ou para aquelas cujas atividades se enquadram no Anexo IV do Simples Nacional (onde a CPP é recolhida à parte), tornando a carga de INSS similar entre os regimes. Empresas que se beneficiam da desoneração da folha (CPRB), mesmo com a reoneração gradual, devem realizar cálculos comparativos para verificar a vantagem do Lucro Presumido nesse quesito.
Em suma, a escolha do regime tributário deve ser precedida de um planejamento tributário rigoroso, simulando a carga tributária em ambos os regimes com base nas projeções de faturamento, despesas e, crucialmente, os custos com folha de pagamento. Contar com o apoio de um profissional de contabilidade qualificado e um advogado tributarista é indispensável para realizar essa análise e garantir a opção mais econômica e estratégica para o seu negócio, evitando riscos fiscais e otimizando a carga tributária dentro da legalidade.
Espero que esta análise seja útil para a tomada de decisão. Coloco-me à disposição para aprofundar o estudo de caso específico de sua empresa.
Cordialmente,
Cleiton Alves da Silva
Advogado Especialista em Direito Tributário
